船代信息管理系统

船舶代理是指船舶代理机构或代理人接受船舶所有人、船舶经营人、承租人或货主 的委托，在授权范围内代表委托人办理与在港船舶有关的业务、提供有关的服务或完成 与在港船舶有关的其他经济法律行为的代理行为。而接受委托人的授权，代表委托人办 理与在港船舶有关的业务和服务，并进行与在港船舶有关的其他经济法律行为的法人和 公民，则是船舶代理人。

由于船舶代理业务的内容非常广泛，作业流程复杂，涉及繁多的单证、报表，借助 船代信息管理系统不仅可以提高工作效率，而且还能够避免出现错误及不必要的损失。 下面以深圳泛华讯电脑技术有限公司的产品——船舶代理管理信息系统介绍一下该系统 的主要功能。

船舶代理管理信息系统主要包括六个子系统及必不可少的财务系统接口，其中六个 子业务系统分别为船务信息管理系统、航次信息管理系统、出口单证系统、出口运费系 统、进口单证系统、集装箱管理统。

(1)船务信息管理系统。

船务管理是船舶代理业务的核心业务。

船务管理作业流程：

船务信息管理系统是对船舶的进出口申报、船舶委托方、船舶装卸货、船舶的各种 动态、船舶基础资料及有关船舶的各种数据进行管理的综合信息管理系统。在实务操作 中船务管理业务的作业流程如图所示。

1)船舶资料管理及委托方管理。

①登记、管理委托方基本信息、资料；

②登记、管理船舶规范、船舶基本资料；

③登记预抵船舶的船名、航次、船舶所载货物信息、船 舶委托方。

2)委托确认。

对委托单位的船务委托信息进行确认，可采用G-mail 和Fax两种方式来做委托确认单Q

3)船舶计划调度。

登记需靠泊的船舶资料，如船舶基本航次信息、船员资 料、备用金额等，并实时调度其当前船舶状态（预抵、锚 地、靠泊、离港）。

4)制作到港申报单。

制作到港申报单包括两种情况：

①根据靠泊船舶资料生成各种申报单据，如进出口申请书、货物申报单、船员申报 单、船用物品申报单、危险品申报单等。

②向委托方生成并发送通知单，如到港电、靠泊电、船舶通知书等。

5)船舶报表。

船舶报表有以下两种：

①船舶动态表：根据当前船舶状态，按照锚地、靠泊等状态生成在港船舶动态报表。

②装卸货通知单：根据船名、航次向委托方发送装卸货通知单，办理相关手续及 作业。

(2)航次结算系统。

航次结算系统是船舶代理企业进行船舶往来费用分配、船舶费用输入、船舶代理费 和杂费制作、船舶使用费结账及账单打印和相关查询的管理信息子系统，主要功能包括 以下两点。

①船期模块。将船务系统有关船名、航次数据引人到本系统，并可以修改相关数据， 这些数据是制作各种账单的主要依据。

②结算模块。针对航次结算业务，进行各种录入使用费用、制作凭证、制作账单等 操作，包括按船名、航次录费用，按收费方录费用，批费用汇总打印，制作凭证，制作 代理费账单，制作杂费账单，制作航次账单，航次账单管理，预收船舶备用金录人，港 口使用费用估算等。

(3)出口单证系统。

出口单证系统是用于处理海运代理出口单证业务的软件系统，对海运代理业务中可能发生的各种出口单证业务情况进行处理。出口单证的主要功能模块如下。

①船期模块。用户可以对船期表各项的内容进行数据录入、修改、删除、查询和打 印等操作。该模块对船代码、离港时间等数据进行校验，并支持多承运人的海运操作

模式。

②单证模块。用户可以针对业务进行各种单证操作，包括对委托单的操作，浏览订 舱数据，进行整箱或拼箱操作，按提单号录入海运费用，按船名、航次将某票提单退关 或转储，将两个船名、航次间的提单相互转换重新配载，录人某船名、航次的中转信息， 编辑、打印和管理电放提单信息，导入EDI报文，导入订舱报文，导入装箱报文、处理 传图报文等。

(4)出口运费系统。

出口运费系统是针对出口货物运费结算业务而编制的。系统可以实现与账务处理系 统平滑接口，同时提供了多种操作方法，出口运费系统的主要功能模块如下。

①船期模块。用户可以对船期表各项的内容进行数据录入、修改、删除、查询和打 印等操作。在船期表中输入船期的基本信息，包括船名、航次、航线、预抵时间、抵港 时间、离港时间等，在此可输入此航次下的委托方信息。

②费用模块。用户可针对业务进行各种费用的录入、审核并生成发票及进行发票管 理和控制，还可以进行发票费用核收、应收账龄分析并根据发票信息生成财务接口数据， 而且可以进行手工发票管理。

(5)进口单证系统。

进口单证系统软件可完成提货单数据（包括托运信息、货物信息、装箱信息、运费 信息等）的录入、修改，可记录催提、放提等情况，可打印到货通知书、提货单、提单、 舱单等报表并可按各种条件查询系统信息。该系统设有灵活的报表格式调整功能，无限 级的权限设置。进口单证系统的主要功能模块如下。

①船期模块。用户可以对船期表各项的内容进行数据录人、修改、删除、查询和打 印等操作。船期模块包括登记船名、航次、预抵时间、抵港时间、离港时间、承运人等 数据。

②单证模块。用户可以针对业务进行各种单证操作，包括对提货单的操作，对装箱 情况、到付运费、催提情况、放提情况的操作，对进口船图进行管理，进行校验数据， 生成理货船图等操作。

(6)集装箱管理系统。

集装箱管理系统是一个对不同船公司、不同集装箱公司箱体动态进行跟踪的管理系 统。从卸船动态开始，到拆箱、转移堆场、重新装箱、装船，最后又到卸船，形成循环 往复的过程。该系统的主要功能是对本地的业务管理进行强化处理，提供方便快捷的查 询和数据丰富的报表；直接制作和打印设备交接单和滞期费；从进出口单证和堆场报文 中直接导人数据，极大地减少了用户输入的数据量，同时提高了数据的准确性，对不同 用户实现权限管理，利于多用户分工操作。集装箱管理系统的主要功能如下。

①动态处理模块。在此菜单项下，可进行船名航次登记、动态批量输入、动态单箱 输入、多箱动态修改删除、当前历史动态转换等处理。

②费用模块。对滞期费计算以及对滞期费查询。

③通信模块。进口单证数据转入，出口单证数据转入，堆场数据转入。

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